Jak se (z toho všeho) nezbláznit

Letos na podzim běží dvě PR Akademie. Jedna rovnou plánovaná jako on-line. Druhá přesunutá na web a do Zoomu na předpředposlední chvíli. 

A jak tak běží lektorská videa, přednášky, diskuse na Zoomu i ve fb skupině, uvědomuju si znovu, že je toho na nás PRofesionály hrozně moc. 

Co všechno bychom měli dělat. 

Co všechno bychom ještě chtěli udělat, vylepšit a dokázat. 

Jak by se dalo udělat… (ředitel jde kolem a nadhazuje, zamysli se prosím tě, jak uděláme…)

A k tomu všemu máme být kreativní. 

A nejlíp i spontánní. 

A přitom na sítích reagovat na aktuální události v politice. 

A nově bychom ještě měli zvládat přesouvat eventy do onlinu, trochu rozumět on-line marketingu, reklamě, výrobě aplikací…

Proto mě napadlo, že sepíšu na jedno místo všechno, co podle mě PRistům a šéfům komunikace usnadňuje práci. A protože jsou to nejčastěji různé nástroje, tabulky a plánovače, prohledám své archivy a zkusím je vytáhnout na světlo boží, abyste se jimi mohli inspirovat k výrobě vlastních. 

O čem to tedy bude? Tak například: 

  • strategie komunikace
  • komunikační manuály
  • týdenní shrnutí
  • redakční plány
  • media listy
  • procesy a checklisty
  • očekávané otázky
  • pomoc zvenčí
  • připravené fotky
  • šablony
  • externí facilitátor
  • výlety a výjezdy týmu

Začnu něčím, co je primitivní, rychle to zapracujete do své každodenní praxe a přitom to moc pomůže. Checklisty. 

Zaškrtávací seznamy. 

Dokonce je o nich i knížka. Jmenuje se The Checklist Manifesto. Její autor, Atul Gawande, je lékař. A vypravuje dechberoucím způsobem, jak zaškrtávací seznamy pomáhají zachraňovat životy při operacích. A nebo v leteckém průmyslu. Kdo by nechtěl číst knihu, ale má rád dobře udělané podcasty v anglickém jazyce, nechť si poslechne rozhovor s Atulem v skvělém pořadu NPR Hidden Brain.

Moje checklisty nezachraňují životy, ale zachraňují třeba

  • mé služební cesty (checklist Služební cesta obsahuje takové položky jako sluchátka k iphonu, sluchátka k počítači, všechny typy zdrojů, ale třeba také slušnou obuv k šatům, ve kterých budu druhý den přednášet atp.)
  • má odpoledne v bazénu (protože obvykle nezapomenu plavky a ručník, ale občas chybí šampon, jindy plavecká čepice nebo brýle), 
  • mé aktuální výjezdy do Prahy (rouška!!!, jízdenka, nabíječka, peníze, mobil!, redukce),
  • má přiznání k DPH.

Checklisty už máme doma na kdeco. Např. na pořádání webinářů. Pokud je neděláme doma, musíme myslet na tisíc věcí, což jsou především kabely a zdroje, náhradní kabely a zdroje, mikrofony a náhradní mikrofony atd. Taky už vznikl checklist, jak podat žádost o akreditaci kurzu u MŠMT 🙂

Checklisty má smysl dělat na všecko, co se opakuje. Na co by se mohly hodit vám? 

Checklist příprava na velkou poradu, poradu týmu

Checklist pořádání festivalu, kroužku, tiskové konference

Checklist propagace semináře

Checklist příprava interní komunikace k nějakému tématu

Checklist komunikace s lektory seminářů

Pro představu, jak do toho, dávám k nakouknutí svůj checklist k pořádání Roboakademie. Je moc fajn, že už nemusím přemýšlet, co vše je potřeba udělat, ale jen jedu podle seznamu a konám. A navrch, co má checklist, to se dá dobře delegovat na někoho jiného. 

Někdo pěkně v papíru, já v aplikaci Notes přímo v MacBooku a iPhonu, synchronizuje se to samo. A odškrtané položky se poslušně ihned řadí na konec seznamu.

 Doporučují tři Věry ze třech. Checked.